Koszty firmy (bez zlecenia)

Okno „Koszty firmy” na Pulpicie

Na Pulpicie kliknij kafelek „Koszty firmy” — na kafelku od razu widać, ile faktur czeka na rozliczenie. Do tego samego okna prowadzą link „Koszty firmy →” w Fakturach → Zakup, plakietka przy fakturze zakupu i stare linki (dawny ekran „Koszty firmy” i „Koszty firmowe” danego miesiąca przekierowują do okna). Okno ma dwie zakładki: „Faktury” i „Koszty stałe”.

W zakładce „Faktury” na górze jest miesiąc: strzałki ‹ › przełączają miesiące, a klik w nazwę otwiera siatkę miesięcy — liczba przy miesiącu mówi, ile faktur czeka tam na decyzję. Pod spodem trzy kafle: „Do rozliczenia” (czeka na Twoją decyzję), „Koszt firmy” (liczy się w Finansach) i „Nie moje” (poza zyskiem) — z liczbą faktur i kwotą netto; klik w kafel przewija do listy. Gdy w innych miesiącach coś czeka, pod kaflami stoi „Czeka też: …” — klik przełącza okno na tamten miesiąc. Wyjaśnienia są pod ikonkami (i).

Przy fakturach „Do rozliczenia” są trzy przyciski (Do zlecenia / Koszt firmy / Nie mój koszt), przy „Koszt firmy” — „Zmień” (do zlecenia, inna działalność, nie mój koszt, faktura kosztu stałego, wróć do rozliczenia), ołówek i kosz, a „Nie moje / pominięte” są zwinięte, z „Przywróć”. Klik w fakturę z KSeF otwiera oryginał, w wpis ręczny — okno poprawek.

„Dodaj koszt” otwiera krótki dialog zbudowany jak dodawanie kosztu na zleceniu. Najpierw wybierasz, na co: „Firma” (a gdy masz kilka działalności — wybierasz ją z listy, albo „Wspólny”) albo „Zlecenie” (wyszukiwarka zleceń). Dalej masz przycisk „Pobierz z KSeF” (otwiera to samo okno co na zleceniu: skan kodu QR albo wpisanie numeru) i pod nim pola do ręcznego wpisania, w tej samej kolejności co na zleceniu: opis, nr faktury, data, netto, VAT, brutto i odliczenie VAT. Koszt firmy liczy się do miesiąca z daty (domyślnie dziś, a gdy oglądasz wcześniejszy miesiąc — jego ostatni dzień; data jest zwykłym polem, poprawiasz ją od razu). Dostawcę, NIP i adres wpiszesz w zwijanej sekcji „Dostawca i dowód”. Bez NIP-u VAT z wpisu ręcznego nie wejdzie do JPK (na Pulpicie pokaże się jako VAT „poza plikiem” JPK); z NIP-em, numerem i datą — wejdzie. Faktura jest w KSeF? Lepiej dodaj ją przyciskiem „Pobierz z KSeF” — NIP, numer i dostawca wpiszą się same i nic nie policzy się dwa razy.

„Pobierz z KSeF” w oknie dociąga wszystkie faktury kosztowe oglądanego miesiąca. Na telefonie koszt firmy dodasz też na ekranie „Szybko”: pierwsza pozycja listy zleceń to „Koszt firmowy (bez zlecenia)”.

Na liście Faktury → Zakup przycisk „Rozlicz” przy fakturze otwiera małe okno „Rozlicz” z fakturami czekającymi w jej miesiącu. „Otwórz Koszty firmy →” na jego dole przełącza je w pełne okno kosztów firmy — bez wychodzenia z listy faktur.

Trzy stany faktury bez zlecenia — co się liczy

Do rozliczenia — faktura (zwykle z KSeF), o której jeszcze nie zdecydowałeś. NIE liczy się do kosztów, dochodu ani podatku. Do JPK wchodzi od razu (dopóki nie zdecydujesz inaczej).

Koszt firmy — liczy się do kosztów, dochodu, podatku i kwoty „na czysto” miesiąca z daty dokumentu i odliczasz z niego VAT (jest w JPK). Ma działalność albo jest wspólny (wspólny widać w całej firmie i w widoku „bez kategorii”).

Nie moje / pominięte (dawniej „Odłożone”) — faktura, której świadomie nie liczysz w zysku. Powód stoi przy każdej. „Nie mój koszt” (zakup innej osoby albo prywatny na Twój NIP, np. konto w hurtowni założone na firmę) i „Już wpisana ręcznie” (masz ją na zleceniu z papieru) NIE trafiają też do JPK — VAT-u z nich nie odliczasz. „Faktura kosztu stałego” (leasing, telefon — w zysku liczy się już koszt stały) w JPK zostaje, bo to Twój wydatek. Chcesz jednak odliczyć VAT z pozycji „Nie mój koszt”? Zaznacz to na stronie JPK — przy pozycji pojawi się „w JPK (Twój wybór)”. Zwinięta lista „Nie moje / pominięte” w oknie „Koszty firmy” pozwala każdą przywrócić.

W sekcji „Do rozliczenia” są tylko faktury bez decyzji z oglądanego miesiąca (okno „Rozlicz” z listy faktur pokazuje je też pogrupowane miesiącami). Przy każdej stoją trzy przyciski, a w każdym jedno zdanie, co się stanie: „Do zlecenia” (materiał albo usługa na konkretną robotę — wejdzie w koszty tego zlecenia), „Koszt firmy” (zakup dla firmy bez zlecenia: miernik, narzędzia, paliwo — liczy się w Finansach i odliczasz VAT; przy kilku działalnościach wybierasz którą) i „Nie mój koszt” (zakup innej osoby albo prywatny na Twój NIP — poza zyskiem i bez odliczenia VAT, czyli nie trafi do JPK; zmienisz to na stronie JPK). Po decyzji faktura znika z listy, a w dymku masz „Cofnij”. Klik w samą fakturę otwiera jej oryginał. Decyzję zmienisz później przyciskiem „Zmień” przy fakturze w sekcji „Koszt firmy”.

Faktury pobrane wcześniej a zlecenie

Na karcie zlecenia przycisk „Pobierz z KSeF” → „Wybierz z faktur w KSeF” pokazuje faktury z wybranego miesiąca — także te, które są już w aplikacji (np. pobrane przy JPK). Każda ma swój stan: nowa, w kosztach firmy (np. „Do rozliczenia” albo „Koszt firmy” — przycisk „Przenieś tu” przenosi ją na to zlecenie jednym kliknięciem), już na tym zleceniu albo na innym zleceniu (wyszarzona, z nazwą tamtego zlecenia). Miesiąc wybierasz klikając podświetlane pole miesiąca — lista od razu się odświeża.

Usuwanie kosztu albo faktury

Kosz przy pozycji zawsze pyta w okienku i mówi, co się stanie. Przy fakturze z KSeF najpierw podpowiada „Nie mój koszt”: faktura zostaje wtedy w aplikacji, poza zyskiem i poza JPK, a decyzję zmienisz w każdej chwili. Usunięta faktura z KSeF znika z aplikacji i z JPK, a „Pobierz z KSeF” sam jej nie doda — zapyta w oknie „Koszty firmy”, czy dodać ją ponownie (ręcznie, po numerze KSeF — zawsze). Po „Zostaw usuniętą” już nigdy o nią nie zapyta — także gdy dodasz ją ręcznie i usuniesz drugi raz.

Usunięte pozycje leżą 14 dni w Koszu. Przywrócisz je w oknie „Koszty firmy”, w zwiniętej liście „Usunięte” na dole, albo od razu przyciskiem „Cofnij” w dymku po usunięciu. Gdy JPK za ten miesiąc jest już wysłany, okienko ostrzega, że po usunięciu potrzebna będzie korekta.

Faktura, którą już wpisałeś ręcznie

Jeśli kiedyś przepisywałeś koszty z papierowych faktur, ta sama faktura potrafi wrócić z KSeF i czekać w „Do rozliczenia”. Aplikacja to zauważa: przy fakturze pojawia się podpowiedź „Chyba już to masz” z nazwą zlecenia, kwotą i opisem wpisu, który wygląda na ten sam zakup — plus krótkie wyjaśnienie dlaczego (ten sam numer faktury albo ta sama kwota co do grosza i nazwa sprzedawcy w Twoim opisie). Podpowiedź pokazuje się tylko przy naprawdę zbieżnych pozycjach; sama podobna kwota nie wystarcza, bo dwa różne zakupy potrafią kosztować tyle samo.

Masz dwa wyjścia. „Podmień” — faktura z KSeF wskakuje na to zlecenie, a Twój stary wpis ręczny znika; zostaje jedna pozycja, z numerem KSeF i podglądem oryginału, a koszt zlecenia nie zmienia się o grosz (jeśli kwoty były równe). Tego nie da się cofnąć jednym kliknięciem, więc aplikacja zapisuje w dzienniku konta, co usunęła (kwotę, opis i numer KSeF). „Zostaw wpis ręczny” — faktura idzie na listę „Nie moje / pominięte” z powodem „Już wpisana ręcznie” i nie policzy się drugi raz — ani w zysku, ani w JPK (tam liczy się Twój wpis, o ile ma NIP sprzedawcy, numer i datę; inaczej strona JPK pokaże go na liście „uzupełnij”). Twój wpis zostaje nietknięty. Po „Podmień” w JPK jest faktura z KSeF zamiast wpisu.

Podpowiedź to tylko podpowiedź — ostatnie słowo masz Ty. Jeśli to jednak dwa różne zakupy, po prostu przypisz fakturę do zlecenia albo zrób z niej koszt firmy.

Koszt firmy wpisany ręcznie z NIP-em i numerem (np. faktura za wynajem podnośnika) „Pobierz z KSeF” rozpozna sam: przy tej samej kwocie dopisze do Twojego wpisu numer KSeF, a przy innej odłoży fakturę jako „Już wpisana ręcznie”. VAT nie policzy się dwa razy. Gdy wpisujesz ręcznie fakturę, która już przyszła z KSeF, okno ostrzeże, że jest dubel.

To samo dotyczy kosztu wpisanego ręcznie na zleceniu z NIP-em i numerem — także faktury rozpisanej na dwa zlecenia (np. 600 i 400 zł): kopia z KSeF odłoży się jako „Już wpisana ręcznie”, a w JPK zostaną Twoje wpisy. Paragon wpisany ręcznie, do którego hurtownia wystawiła potem fakturę w KSeF, po dopasowaniu liczy się jak faktura.

Koszt oznaczony w „Dostawca i dowód” jako paragon bez NIP, rachunek (sprzedawca bez VAT), dowód wewnętrzny albo inny dowód nie odlicza VAT-u w JPK — to nie faktura. Paragon z NIP odlicza VAT tylko do 450 zł brutto i tylko w 2026 r.

Uwaga na koszty stałe

Leasing, telefon, czynsz czy księgowa wpisane w zakładce „Koszty stałe” liczą się co miesiąc same — faktura za nie jako koszt firmy policzyłaby ten sam wydatek dwa razy (zaniżony dochód i podatek). Faktura podobna do Twojego kosztu stałego (ta sama kwota, numer albo nazwa) ma nad przyciskami niebieski pasek z nazwą tego kosztu, a przy „Koszt firmy” aplikacja pyta, czy to na pewno inny wydatek. Jeśli to ten sam wydatek — wybierz „To faktura kosztu stałego”: w zysku nie policzy się drugi raz, a VAT z faktury odliczysz w JPK. Nie oznaczaj takiej faktury „Nie mój koszt” — wtedy jej VAT nie trafiłby do JPK. Fakturę już zapisaną jako koszt firmy przestawisz przyciskiem „Zmień” → „Faktura kosztu stałego”.

Chcesz, żeby nowe faktury z KSeF bez zlecenia od razu były kosztami firmy? Włącz to w Ustawieniach → Integracje → e-Faktury (KSeF). Domyślnie jest wyłączone.