Tydzień na przeniesienie firmy z kartki do telefonu — dzień po dniu

Zaznaczamy na wejściu: dział „Automatyzacja i cyfryzacja” prowadzi zespół Firmbit i ten plan jest pisany na naszym programie (o tym, jak piszemy). Sam plan przełożysz na dowolne inne narzędzie — kolejność kroków jest ważniejsza niż nazwa programu.

Najczęstszy powód, dla którego wdrożenie się nie udaje, nie brzmi „program był zły”. Brzmi „zacząłem od przepisywania trzech lat wstecz i po dwóch wieczorach odpuściłem”. Dlatego ten plan zaczyna się od tego, co masz W TEJ CHWILI na budowie, a nie od archiwum. Każdy dzień to jakieś trzydzieści minut wieczorem.

Dzień 0: co zostaje na kartce

Zanim cokolwiek przepiszesz, ustal, co się NIE przenosi. Roboty zamknięte i rozliczone zostają tam, gdzie są. Klienci, do których nie wrócisz, zostają w telefonie. Przepisujesz wyłącznie to, co jeszcze żyje: klientów, do których zadzwonisz w tym roku, i roboty w toku.

To nie jest lenistwo, tylko warunek powodzenia. Przepisanie stu kontaktów zajmuje trzy wieczory i kończy się porzuceniem; przepisanie dwudziestu zajmuje jeden i kończy się działającą firmą w telefonie.

Dzień 1: klienci, do których wrócisz

Wpisujesz stałych klientów — tych, którzy dzwonią po raz kolejny, i tych, u których masz przeglądy. Przy każdym trzy rzeczy: telefon, adres, pod którym się pracuje (nie zawsze ten sam co adres do faktury) i jedno zdanie uwagi, także niewygodnej, w stylu „płaci po drugim przypomnieniu”.

Nowego klienta z firmą wpisujesz po NIP-ie — dane pobierają się z rejestru, więc nie przepisujesz nazwy i adresu ze zdjęcia faktury. W planie darmowym mieści się dziesięciu klientów; jeżeli masz ich więcej, na tym etapie wpisz najważniejszych i zdecyduj później.

Dzień 2: roboty, które trwają teraz

Zakładasz zlecenia na roboty, które masz w tej chwili na warsztacie. Nazwa taka, jaką sam mówisz przez telefon („Kowalski, poddasze”), klient z wczorajszej listy, data rozpoczęcia i planowanego zakończenia, adres roboty, jeżeli inny niż adres klienta.

Nie próbuj od razu opisywać zakresu co do gniazdka. Zlecenie ma na tym etapie odpowiadać na jedno pytanie: co jest w toku i do kiedy. Reszta dopisze się sama w ciągu tygodnia. W planie darmowym aktywne zlecenia są trzy — przy większej ekipie robót to jest właśnie moment, w którym zobaczysz, czy darmowy plan Ci wystarcza.

Dzień 3: koszty tego samego dnia

To jest jedyny nawyk z tej listy, który naprawdę trzeba wyrobić, i jednocześnie ten, który zwraca najwięcej. Zasada brzmi: paragon i faktura z hurtowni idą do konkretnej roboty tego samego dnia, przy aucie, zanim wylądują w schowku.

Trzydzieści sekund na fakturę. Po dwóch miesiącach masz odpowiedź na pytanie, na które nie odpowie żadna księgowa: które roboty naprawdę Ci się opłacają. Jeżeli masz podpięty KSeF, faktury kosztowe dociągniesz po numerze albo skanem kodu QR zamiast przepisywania — ale to funkcja z pakietu Premium i w pierwszym tygodniu spokojnie możesz wpisywać ręcznie.

Dzień 4: jedna faktura wystawiona z programu

Nie „wszystkie faktury od teraz”, tylko JEDNA — najbliższa. Chodzi o to, żeby przejść całą drogę raz: wybór klienta z listy, pozycje, termin płatności, podgląd PDF, wysyłka. Dopiero gdy zobaczysz, jak wygląda gotowy dokument z Twoim logo, zdecydujesz, czy przenosisz tu resztę.

Uczciwie o granicach: w planie darmowym wystawisz trzy faktury miesięcznie i NIE wyślesz ich mailem z programu ani nie wyślesz ich do KSeF — te dwie rzeczy zaczynają się w pakiecie Basic. Trzydzieści dni pełnego Premium nie włącza się samo — program zaproponuje je w oknie powitalnym po pierwszym logowaniu, a jeśli je zamkniesz, ten sam przycisk czeka w Subskrypcji (raz na konto, po potwierdzeniu adresu e-mail). Kliknij pierwszego dnia i w tym tygodniu wszystko będzie działać.

Dzień 5: telefon

Wchodzisz na stronę programu w przeglądarce telefonu i dodajesz ją do ekranu głównego. Od tego momentu masz ikonę jak od zwykłej aplikacji, a na dole pasek z tymi sekcjami, których używasz najczęściej — jego zawartość ustawiasz sam.

Na budowie przyda się jeden ekran: „Szybko”. Dwie rzeczy pod ręką bez przeklikiwania się przez zakładki — dopisz koszt do zlecenia i zapisz godziny dnia. To jest ekran, który otwierasz w aucie przed odjazdem, a nie wieczorem w domu.

Uczciwie: to jest strona internetowa dodana do ekranu głównego, a nie aplikacja pobrana ze sklepu — w sklepie Google Play jeszcze nas nie ma. Zapisy zrobione bez zasięgu czekają w kolejce i wchodzą, gdy telefon odzyska internet, ale nie obiecujemy, że praca offline jest nie do odróżnienia od normalnej.

Dzień 6: jedno przypomnienie i jedna reguła

Teraz — i dopiero teraz — włączasz pierwszy automat. Jeden. W Kalendarzu, w widoku Harmonogram, dodajesz jedną regułę automatycznych przypomnień: tę czynność, o której zapominasz najczęściej. Zwykle jest to „siedem dni przed rozpoczęciem — zamów materiał”.

Przypomnienia o płatności zostaw w trybie „Ja decyduję”, czyli takim, w którym program przypomina TOBIE, a nie pisze do Twoich klientów. Resztę automatów przejrzysz za miesiąc — jest ich sześć i opisaliśmy je w osobnym wpisie o automatach.

Dzień 7: przegląd i jedna decyzja

Siadasz na piętnaście minut i patrzysz na trzy rzeczy: czy wszystkie roboty w toku są w programie, czy koszty tygodnia są przypisane do robót i czy wiesz, kto Ci jest winien pieniądze. Jeżeli na wszystkie trzy odpowiedź brzmi „tak”, tydzień się udał — niezależnie od tego, ile jeszcze zostało nieprzepisane.

Decyzja na koniec jest jedna: czy zostajesz. Jeżeli tak, w kolejnym miesiącu dopisujesz resztę klientów i przenosisz całe fakturowanie. Jeżeli nie — wyeksportuj swoje dane i szukaj dalej, to jest normalne. Gorsze jest utrzymywanie dwóch systemów naraz przez pół roku.

Czego w tym tygodniu NIE robić

• Nie przepisuj archiwum. Zamknięte roboty sprzed dwóch lat nie pomogą Ci podjąć żadnej decyzji.
• Nie ustawiaj magazynu. Stany materiałów mają sens, gdy już wiesz, co realnie zużywasz — nie w pierwszym tygodniu.
• Nie włączaj automatów piszących do klientów. Najpierw sprawdź, czy dane w programie są kompletne; automat wyśle dokładnie to, co znajdzie.
• Nie zmieniaj przy okazji księgowej, banku i sposobu wyceniania. Jedna zmiana naraz.

Ile to kosztuje i gdzie kończy się plan darmowy

Nowe konto startuje na planie darmowym. Trzydzieści dni pełnego Premium włączasz sam, jednym kliknięciem — w oknie powitalnym albo w Subskrypcji, raz na konto — a po nich konto wraca na plan darmowy: dziesięciu klientów, trzy aktywne zlecenia, trzy faktury miesięcznie, bez wysyłki maili do klienta i bez KSeF. To wystarcza do sprawdzenia programu i do prowadzenia naprawdę małej firmy — i nie wystarcza nikomu, kto wystawia kilkanaście faktur w miesiącu.

Gdy limity przestaną wystarczać: Basic kosztuje 49 zł netto miesięcznie przy płatności za rok (59 zł przy płatności co miesiąc) i to w nim zaczyna się mail do klienta oraz wysyłka własnych faktur do KSeF. Premium — 89 zł netto miesięcznie przy płatności za rok — dokłada pobieranie kosztów z KSeF, JPK_V7M, magazyn i rozliczanie godzin. Konta dla pracowników są dopiero w pakiecie Ekipa (od 109 zł, 3 konta w cenie).

Nic nie pobiera się automatycznie — płacisz z góry za wybrany okres. Jeżeli chcesz najpierw zobaczyć, jak to wygląda w środku, bez zakładania konta jest demo (z wyłączonymi funkcjami, które wysyłają cokolwiek na zewnątrz), a zrzuty ekranu stoją na stronie program dla fachowca.