Stan konta kłamie. Arkusz z trzema zakładkami, który pokaże zysk z każdej roboty

„Na koncie jest trzydzieści tysięcy, więc jest dobrze” — to zdanie mówi sobie czasem każdy, kto prowadzi firmę. Problem w tym, że stan konta to najgorszy możliwy wskaźnik zarobku. W tych trzydziestu tysiącach siedzi VAT, który oddasz do 25., zaliczka od klienta na materiał, którego jeszcze nie kupiłeś, składka ZUS z terminem do 20. i pieniądze z faktury, do której hurtownia jeszcze nie przysłała swojej. Konto mówi, ile masz. Nie mówi, ile z tego jest Twoje.

Skutek jest taki, że większość fachowców odpowiada na pytanie „ile zarabiasz” obrotem albo przeczuciem. Obrót brzmi dumnie i nic nie znaczy, a przeczucie ma tę wadę, że w dobrych miesiącach kłamie w górę, a w słabych w dół. Ten tekst to instrukcja zbudowania arkusza, który odpowiada na to pytanie liczbą. Trzy zakładki, kilkanaście kolumn, jedna ważna formuła. A na końcu — uczciwie — lista miejsc, w których ten arkusz się kończy.

Skąd bierze się złudzenie

Przez firmowe konto przepływają trzy rodzaje pieniędzy: cudze (VAT, zaliczki na materiał), koszty w drodze (materiał kupiony, ale jeszcze niezapłacony; ZUS, który przyjdzie za tydzień) i dopiero na końcu Twój zysk. Do tego dochodzi przesunięcie w czasie: robotę kończysz w lipcu, materiał na nią kupiłeś w czerwcu, VAT od faktury oddajesz w sierpniu, a klient płaci we wrześniu. Patrzenie na konto w dowolnym z tych miesięcy daje cztery różne odpowiedzi — i żadna nie jest zyskiem.

„Stan konta mówi, ile masz. Nie mówi, ile z tego jest Twoje.

Jak policzyć zysk z jednej konkretnej roboty — z narzutem firmowym, dojazdami i wyceną własnych godzin — rozpisaliśmy krok po kroku w tekście Jak policzyć zysk z jednej roboty. Tutaj budujemy narzędzie, które robi to samo dla wszystkich robót naraz i dokłada widok całego miesiąca.

Zakładka pierwsza: „Stałe”

Zaczynamy od najmniejszej zakładki, bo z niej wyjdzie jedna liczba potrzebna dalej. Wypisz w kolumnie A wszystkie koszty, które płacisz co miesiąc niezależnie od tego, czy pracujesz: leasing albo rata auta, ubezpieczenia, ZUS, księgowa, telefon, program, wynajem garażu. W kolumnie B kwoty. Pod spodem suma — zwykle wychodzi między 3 a 6 tysięcy i pierwszy raz widziana robi wrażenie.

Niżej dopisz drugą liczbę: ile godzin miesięcznie realnie sprzedajesz. Nie 168 z etatowego kalendarza — po odjęciu wycen, dojazdów, papierów i dziur w grafiku zostaje zwykle 120–140. Podziel sumę kosztów stałych przez te godziny i masz stawkę narzutu: tyle kosztuje Cię każda godzina prowadzenia firmy, zanim jeszcze zarobisz złotówkę. Przy 3 800 zł i 130 godzinach to 29 zł na godzinę.

Zakładka druga: „Koszty”

Tu ląduje każda faktura kosztowa i każdy paragon powiązany z robotami. Cztery kolumny wystarczą:

1. Kolumna A — data zakupu.
2. Kolumna B — nazwa zlecenia, do którego należy koszt. To najważniejsza kolumna w całym arkuszu: nazwa musi być wpisana IDENTYCZNIE jak w zakładce „Zlecenia”, bo po niej formuła będzie sumować. „Kowalski łazienka” i „Kowalski — łazienka” to dla Excela dwa różne zlecenia.
3. Kolumna C — co kupiłeś (krótko, dla siebie).
4. Kolumna D — kwota netto, jeśli jesteś VAT-owcem; brutto, jeśli nie jesteś.

Praktyczna rada: najlepiej działa wpisywanie od razu, na parkingu pod hurtownią, póki faktura leży na siedzeniu. Wieczorem z pamięci wpisuje się zawsze mniej, niż się wydało.

Zakładka trzecia: „Zlecenia”

Serce arkusza. Jeden wiersz = jedna robota. Kolumny:

1. A — data zakończenia roboty.
2. B — nazwa zlecenia (ta sama pisownia co w „Kosztach”!).
3. C — kwota netto z Twojej faktury dla klienta.
4. D — koszty z zakładki „Koszty”, zaciągane formułą (za chwilę).
5. E — robocizna cudza: pomocnik, podwykonawca, z pełnym kosztem, nie stawką „do ręki”.
6. F — Twoje godziny na tej robocie, razem z dojazdami i poprawkami.
7. G — dojazdy: liczba kursów × kilometry × koszt kilometra (realnie 1,00–1,30 zł, nie samo paliwo).
8. H — narzut firmowy: godziny z kolumny F pomnożone przez stawkę narzutu z zakładki „Stałe”.
9. I — zysk: C minus D minus E minus G minus H.
10. J — zysk na godzinę: I podzielone przez F.

Jedyna formuła, której naprawdę potrzebujesz, siedzi w kolumnie D i nazywa się SUMA.JEŻELI. Słownie: „przejdź po kolumnie B w zakładce Koszty, znajdź wiersze z taką samą nazwą zlecenia jak w tym wierszu i zsumuj ich kwoty z kolumny D”. W komórce D2 wygląda to tak: =SUMA.JEŻELI(Koszty!B:B;B2;Koszty!D:D). Wpisujesz raz, przeciągasz w dół i od tej pory każdy koszt dopisany w „Kosztach” sam dolicza się do właściwej roboty.

Kolumna J lubi krzyczeć błędem dzielenia przez zero, zanim wpiszesz godziny — opakuj ją w warunek: =JEŻELI(F2=0;″″;I2/F2). A na kolumny I oraz J załóż formatowanie warunkowe: czerwone tło, gdy zysk na godzinę spada poniżej progu, za który jeszcze chce Ci się wstawać — na przykład 50 zł. Od tej pory słabe roboty świecą się same.

Jak z tego czytać, ile zarabiasz

Na dole zakładki „Zlecenia” dodaj sumę kolumny I — to zysk ze wszystkich robót. Odejmij od niego miesięczne koszty stałe tylko wtedy, gdy NIE doliczasz narzutu w kolumnie H, bo inaczej policzysz je podwójnie. I pamiętaj, że to zysk przed podatkiem dochodowym i przed VAT-em — te liczby żyją osobno.

Po dwóch, trzech miesiącach zobaczysz w tym arkuszu rzecz ciekawszą niż sam wynik: wzór. Zwykle jedna kategoria robót ciągnie firmę, a inna — często ta, którą lubisz najbardziej albo bierzesz „bo stały klient” — wychodzi na zero. Bez liczb obie wyglądają identycznie, bo obie kończą się fakturą.

Gdzie ten arkusz zaczyna kłamać — uczciwie

Zbudowaliśmy go razem, więc powiedzmy sobie też szczerze, gdzie są jego granice:

• Literówka w nazwie zlecenia = koszt znika. SUMA.JEŻELI nie zgłosi błędu — po prostu nie doliczy kosztu i robota będzie wyglądać na bardziej zyskowną, niż jest. To najczęstsza i najbardziej podstępna awaria tego arkusza.
• Arkusz nie upomni się o dane. Nie przypomni, że od trzech dni nie wpisałeś godzin, i nie zapyta, do której roboty należy wczorajsza faktura z hurtowni. Żyje tylko wtedy, gdy Ty pamiętasz.
• Telefon na budowie a Excel to trudna para. Wpisywanie kosztu w komórkę D47 na małym ekranie w rękawicach kończy się zwykle „wpiszę wieczorem” — patrz punkt wyżej.
• VAT, JPK i faktury żyją osobno. Arkusz liczy zysk, ale fakturę wystawiasz gdzie indziej, JPK generuje księgowa, a koszty z KSeF trzeba ręcznie przepisać. Każde przepisywanie to okazja do pomyłki.
• Jedna osoba, jeden plik. Gdy dochodzi pomocnik albo wspólnik, zaczyna się wysyłanie wersji „arkusz_final_poprawiony_2.xlsx” i nikt już nie wie, która jest prawdziwa.

Kiedy Excel wystarcza, a kiedy już nie

Uczciwa odpowiedź: przy kilku robotach w miesiącu i żelaznej dyscyplinie wpisywania ten arkusz wystarczy na lata. Zbudowałeś go w godzinę, nic nie kosztuje i odpowiada na najważniejsze pytanie w firmie. Jeśli po przeczytaniu tego tekstu zrobisz tylko jedno — załóż go dziś i rozpisz ostatnią zakończoną robotę.

Jest też druga uczciwa odpowiedź: jeżeli łapiesz się na tym, że arkusz jest wiecznie trzy tygodnie do tyłu, to nie jest wina Twojego charakteru, tylko narzędzia. Programy takie jak nasz Firmbit robią dokładnie to, co ten arkusz — tyle że koszt wpisujesz z telefonu w dwadzieścia sekund pod hurtownią, koszt sam trzyma się właściwego zlecenia (bez literówek, bo zlecenie wybierasz z listy), a zysk z roboty i podsumowanie miesiąca liczą się same przy okazji faktur, które i tak musisz wystawiać. Podobnych aplikacji jest na rynku więcej i część z nich porównujemy w osobnym tekście — sedno jest takie, że liczenie zysku ma być efektem ubocznym pracy, a nie osobnym obowiązkiem na niedzielny wieczór.

Niezależnie od narzędzia: pytanie „ile naprawdę zarabiam” ma odpowiedź liczbową i ta odpowiedź jest do zdobycia w godzinę. Warto ją znać, zanim podasz cenę następnej roboty.