Na firmowym koncie leżą trzy rodzaje pieniędzy. Ile z faktury odłożyć na ZUS, VAT i PIT

Najczęstszy powód, dla którego dobrze zarabiający fachowiec nagle nie ma czym zapłacić ZUS-u, nie brzmi „za mało zarabiam”. Brzmi „na koncie były pieniądze, więc je wydałem”. Na firmowym koncie zawsze leżą trzy różne rodzaje pieniędzy: Twoje, urzędu skarbowego i ZUS-u. Wyglądają identycznie i to jest cały problem.

Ten tekst jest o tym, jak duża jest ta obca część i jak ją odkładać, żeby 20. dnia miesiąca nie było niespodzianki.

Zasada, która załatwia 80% problemu

„Z każdej faktury odłóż VAT co do złotówki i procent na zaliczkę. To, co zostanie, jest Twoje — i dopiero z tego licz, czy Cię stać.

Najprościej działa to na drugim koncie w tym samym banku, założonym w pięć minut, z jednym zadaniem: leżą tam pieniądze urzędu. Nie mieszaj go z poduszką finansową ani z odkładaniem na samochód, bo wtedy znów będziesz musiał liczyć, ile z tej kupki jest czyje.

ZUS — koszt, który nie zależy od tego, ile zarobiłeś

Składki społeczne w JDG są ryczałtowe: płacisz tyle samo w miesiącu, w którym zrobiłeś trzy duże roboty, i w tym, w którym leżałeś z grypą. Dlatego to ZUS, a nie podatek dochodowy, najczęściej wywraca płynność.

Ścieżka nowej działalności wygląda zwykle tak:

1. Ulga na start — pierwsze 6 miesięcy: płacisz wyłącznie składkę zdrowotną, bez społecznych. Wygląda pięknie i właśnie dlatego jest niebezpieczna.
2. Preferencyjne składki (tzw. mały ZUS) — kolejne 24 miesiące: społeczne liczone od obniżonej podstawy, czyli ułamek pełnej kwoty.
3. Mały ZUS Plus — jeśli spełniasz warunki przychodowe, składka zależy od dochodu; trzeba się zgłosić w terminie, bo prawo do niej przepada.
4. Pełny ZUS — składki od podstawy wyliczanej z przeciętnego wynagrodzenia. W ostatnich latach to rząd wielkości 1,6–1,8 tys. zł miesięcznie, plus zdrowotna. Kwoty zmieniają się co roku, więc aktualne sprawdź w ZUS albo u księgowej.

Klasyczna pułapka: koniec ulgi na start. Przez pół roku płacisz jedną, niską składkę i przyzwyczajasz stawki do takiego świata. W siódmym miesiącu dochodzą społeczne, a Twoja miesięczna „stała opłata za bycie firmą” rośnie skokowo — nie o kilka procent, tylko kilkukrotnie. Wpisz sobie tę datę w kalendarz zaraz po założeniu firmy i zacznij odkładać różnicę już w piątym miesiącu, żeby zobaczyć, czy Twoje ceny to udźwigną.

Druga rzecz: składka zdrowotna zależy od formy opodatkowania i od tego, ile zarobiłeś, a rozlicza się ją także rocznie. Po dobrym roku potrafi wyjść dopłata w okolicach maja. To nie jest kara — to po prostu rachunek, o którym łatwo zapomnieć, bo przychodzi raz.

VAT — najgroźniejszy, bo to nie są Twoje pieniądze

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, to kwota VAT na fakturze nigdy nie była Twoja. Klient wpłaca Ci brutto, Ty oddajesz różnicę między VAT-em ze sprzedaży a VAT-em z zakupów, zwykle do 25. dnia następnego miesiąca, razem z plikiem JPK_V7M.

I tu jest pułapka, która wykańcza najwięcej małych firm: obowiązek podatkowy powstaje w momencie wykonania usługi lub wystawienia faktury, a nie w momencie, w którym klient zapłaci. Wystawiasz fakturę na 30 000 zł netto, klient płaci po 90 dniach — a VAT od tej faktury oddajesz w normalnym terminie, z własnej kieszeni.

Trzy sposoby, żeby to złagodzić:

• Ulga na złe długi — po upływie 90 dni od terminu płatności możesz skorygować VAT należny od niezapłaconej faktury. Trzeba pilnować terminów i warunków, ale to realne pieniądze do odzyskania.
• Metoda kasowa dla małego podatnika — VAT rozliczasz dopiero po otrzymaniu zapłaty. Ma to swoją cenę po stronie odliczeń, więc decyzję podejmij z księgową.
• Zaliczki. Najprostsze i najskuteczniejsze: przy większej robocie bierzesz zaliczkę na materiał, a resztę rozkładasz na etapy. Nie kredytujesz wtedy klienta ani urzędu.

Jeśli VAT-owcem nie jesteś (zwolnienie podmiotowe do 200 tys. zł obrotu), tego problemu nie masz — ale pilnuj limitu, bo jego przekroczenie oznacza wejście w VAT z dnia na dzień i konieczność doliczenia go do cen.

PIT albo ryczałt — ile realnie zabiera

Skala podatkowa: 12% do 120 000 zł podstawy i 32% powyżej, z kwotą wolną 30 000 zł. Płacisz od dochodu, czyli od przychodu pomniejszonego o koszty — a przy pracy z materiałem koszty są duże, więc dochód potrafi być znacznie niższy od obrotu.

Podatek liniowy: 19% od dochodu, bez kwoty wolnej i bez wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Zaczyna się opłacać przy wyższych dochodach.

Ryczałt: procent od przychodu, bez odliczania kosztów. Dla robót budowlanych stawka bywa niższa niż dla wielu usług, ale przypisanie właściwej stawki do tego, co konkretnie robisz, to zadanie dla księgowej — pomyłka tutaj jest droga i wychodzi po roku. Zasada praktyczna: ryczałt lubi usługi z małym udziałem materiału, skala i liniowy lubią roboty materiałochłonne.

Zaliczkę na podatek płacisz zwykle do 20. dnia następnego miesiąca (albo kwartalnie). To znaczy, że po naprawdę dobrym miesiącu zaliczka też jest duża — i przychodzi wtedy, gdy pieniądze z tamtych faktur zdążyłeś już wydać na materiał do kolejnej roboty.

Przykład liczbowy

Elektryk na ryczałcie, czynny VAT-owiec, po okresie preferencyjnym. Miesiąc: 20 000 zł przychodu netto, 6 000 zł netto zakupów (materiał, paliwo, telefon).

• Na konto wpływa 24 600 zł brutto (20 000 + 4 600 VAT).
• VAT do zapłaty: 4 600 zł należnego minus 1 380 zł naliczonego = 3 220 zł.
• Ryczałt przy stawce 5,5%: 1 100 zł (bez uwzględnienia odliczenia części składki zdrowotnej — to gra na Twoją korzyść).
• ZUS społeczne + zdrowotna: przyjmijmy 1 900 zł.
• Razem nie Twoje: około 6 220 zł.

Z 24 600 zł, które widzisz na koncie, zostaje Ci około 18 380 zł — i z tego dopiero pokrywasz materiał na kolejne roboty, ratę auta, leasing i własną wypłatę. Różnica między 24 600 a 18 380 to dokładnie ta kwota, którą ludzie „przypadkiem” wydają.

Reguła kciuka dla VAT-owca na ryczałcie: odłóż cały VAT plus 8–10% wartości netto faktury. Na skali albo liniowym: cały VAT plus 15–19% dochodu, czyli tego, co zostaje po odjęciu kosztów. Reguła nie zastępuje księgowej — ma tylko sprawić, żeby na koncie zawsze było więcej, niż wynosi rachunek.

Cztery pułapki, które widać dopiero po fakcie

• Koniec ulgi na start i koniec preferencyjnych składek — dwie daty, w których miesięczny koszt firmy skacze. Obie znasz z góry, więc obie da się przygotować.
• VAT od faktury, której klient nie zapłacił. Termin płatności 60 dni przy robocie za 40 tysięcy oznacza, że przez dwa miesiące finansujesz klienta i urząd naraz.
• Grudniowe zakupy „żeby zejść z podatku”. Na ryczałcie koszty nie zmieniają podatku w ogóle — kupujesz wtedy narzędzia za pełną cenę, licząc na ulgę, której nie ma.
• Traktowanie zaliczki od klienta jak zarobku. Zaliczka na materiał to pieniądze na materiał. W kasie wygląda tak samo jak zysk i to jest cała pułapka.

Jak pilnować tego na bieżąco

Sposób arkuszowy: jedna zakładka, w niej data, kwota netto, VAT, kontrahent i status zapłaty. Działa, dopóki masz kilkanaście faktur miesięcznie i dopóki pamiętasz, żeby ją wypełniać w niedzielę.

Sposób wygodniejszy: żeby liczyło się samo z dokumentów, które i tak wystawiasz. Robi to większość programów do fakturowania i prowadzenia firmy — w naszym Firmbicie faktury i koszty siedzą przy zleceniach, a w sekcji finansów widzisz bieżący VAT, podstawę do podatku i składki ZUS; plik JPK_V7M i pobieranie kosztów z KSeF są w pakiecie Premium, nie w darmowym. O tym, jak to spiąć z KSeF, piszemy w KSeF dla małych firm.

Niezależnie od narzędzia zrób dziś jedną rzecz: sprawdź, ile masz na koncie, i odejmij VAT z faktur wystawionych w tym miesiącu. Jeśli wynik jest ujemny, to nie jest problem księgowy, tylko problem płynności — i lepiej wiedzieć o nim teraz niż 25.

„Tekst opisuje mechanizmy, nie zastępuje porady podatkowej. Stawki i limity zmieniają się co roku — konkretne kwoty ustal ze swoją księgową.