W skrócie
- Za podatek, odsetki i kary zawsze odpowiadasz Ty — z księgową czy bez.
- Pracownicy i zleceniobiorcy to osobny świat: DRA i RCA, zaliczki z pensji, PIT-11, BHP.
- Zagranica — nawet reklama kupiona od firmy z Irlandii — wymaga rejestracji VAT-UE.
- Auto ze 100% odliczeniem VAT, spółka cywilna, środki trwałe, remanent i ulgi — zrób z księgową.
- Można się podzielić pracą: Ty prowadzisz faktury i koszty na bieżąco, księgowa sprawdza i robi trudne rzeczy.
Odpowiedzialność — jak jest naprawdę
- Podatek, odsetki i kary płaci przedsiębiorca — także wtedy, gdy błąd zrobiło biuro.
- Biuro rachunkowe musi mieć ubezpieczenie OC — z niego odzyskasz pieniądze za jego błąd.
- Program, także Firmbit, liczy i podpowiada. Decyzję i kliknięcie w urzędzie podejmujesz Ty.
Sytuacje dla księgowej
Pracownik albo zleceniobiorca
- Dlaczego to trudne
- Zgłoszenie do ZUS w 7 dni, co miesiąc DRA i RCA, zaliczki pobrane z pensji do 20., PIT-11 i PIT-4R po roku, badania i BHP
Zakupy i sprzedaż za granicą
- Dlaczego to trudne
- Rejestracja VAT-UE, import usług w JPK, informacja VAT-UE, a u zwolnionych z VAT deklaracja VAT-9M
Auto osobowe ze 100% odliczeniem VAT
- Dlaczego to trudne
- Zgłoszenie VAT-26, ewidencja przebiegu, osobne zasady kosztów
Spółka cywilna
- Dlaczego to trudne
- Osobne zasady dla spółki i dla wspólników
Środki trwałe i amortyzacja
- Dlaczego to trudne
- Ewidencja, stawki amortyzacji, sprzedaż środka trwałego
Remanent, strata z lat ubiegłych, ulgi w PIT
- Dlaczego to trudne
- Zmieniają podstawę podatku — łatwo o błąd
Metoda kasowa, zmiana formy, kilka działalności
- Dlaczego to trudne
- Nietypowe zasady liczenia przychodu i zaliczek
Kontrola albo pismo z urzędu
- Dlaczego to trudne
- Lepiej mieć kogoś, kto zna procedurę i terminy odpowiedzi
| Sytuacja | Dlaczego to trudne |
|---|---|
| Pracownik albo zleceniobiorca | Zgłoszenie do ZUS w 7 dni, co miesiąc DRA i RCA, zaliczki pobrane z pensji do 20., PIT-11 i PIT-4R po roku, badania i BHP |
| Zakupy i sprzedaż za granicą | Rejestracja VAT-UE, import usług w JPK, informacja VAT-UE, a u zwolnionych z VAT deklaracja VAT-9M |
| Auto osobowe ze 100% odliczeniem VAT | Zgłoszenie VAT-26, ewidencja przebiegu, osobne zasady kosztów |
| Spółka cywilna | Osobne zasady dla spółki i dla wspólników |
| Środki trwałe i amortyzacja | Ewidencja, stawki amortyzacji, sprzedaż środka trwałego |
| Remanent, strata z lat ubiegłych, ulgi w PIT | Zmieniają podstawę podatku — łatwo o błąd |
| Metoda kasowa, zmiana formy, kilka działalności | Nietypowe zasady liczenia przychodu i zaliczek |
| Kontrola albo pismo z urzędu | Lepiej mieć kogoś, kto zna procedurę i terminy odpowiedzi |
Co możesz robić sam, a co oddać
- Sam: faktury, KSeF, koszty przypięte do robót, zapis sprzedaży bez faktury, pilnowanie terminów.
- Z programem: składki i zaliczki do 20., VAT i JPK_V7M — z podglądem przed zapłatą.
- Z księgową: zeznanie roczne przy ulgach albo innych dochodach, księga i pliki roczne (Księgi) i sytuacje z tabeli wyżej.
Dobra księgowa nie kosztuje dużo w porównaniu z odsetkami i karą za jeden błąd przy pracowniku albo zagranicy.
Przykład: reklama w wyszukiwarce za 100,00 zł miesięcznie
- Reklamę firmy elektrycznej kupujesz od spółki z Irlandii — to import usług.
- Zwolniony z VAT: rejestruje się jako podatnik VAT-UE, składa VAT-9M i płaci 23,00 zł VAT (23% od 100,00 zł) do 25. dnia następnego miesiąca.
- Czynny VAT-owiec: wykazuje w JPK_V7M 23,00 zł VAT należnego i tyle samo naliczonego — wychodzi zero, ale wpis musi być. Rejestracja VAT-UE też.
- Import usług nie trafia do informacji VAT-UE — to częsty błąd.
- Firmbit tego nie liczy — to typowa sprawa dla księgowej.
Jak to policzyliśmy
- Stawka VAT podstawowa 23%, kwota netto z faktury dostawcy. Bez innych transakcji zagranicznych.
Jak to zrobić w Firmbicie
- Ustawienia → Profil podatkowy JDG
Zaznaczasz „nietypowa sytuacja” (spółka cywilna, zagranica, auto ze 100% VAT…) — Firmbit nie udaje, że to liczy, i mówi „zrób z księgową”.
- Do zapłaty
Wyliczenie krok po kroku pod (i) — łatwo je pokazać księgowej.
- Ustawienia → Kopia zapasowa i eksport
Paczka danych dla księgowej: faktury w PDF, arkusz Excel, koszty i zlecenia.
Ekrany Firmbita otwierają się po zalogowaniu. Program liczy i podpowiada — nic nie wysyła do urzędu bez Twojego kliknięcia.
Częste pytania
- Kto płaci karę, jeśli pomyli się biuro rachunkowe?
- Podatek i odsetki zawsze płaci przedsiębiorca. Szkodę możesz odzyskać od biura — z jego obowiązkowego ubezpieczenia OC.
- Kupuję reklamę od firmy z zagranicy. Czy to coś zmienia?
- Tak. To import usług: potrzebna rejestracja VAT-UE, a zwolniony z VAT płaci VAT przez deklarację VAT-9M. Najlepiej ustaw to z księgową.
Źródła
- Ustawa o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263) — art. 41, 96, 99, 106b, 109, 113
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 592) — art. 22, 27, 30c, 44
- Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 199) — art. 18a, 18c, 22, 47
- Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. 2026 poz. 622) — art. 12 § 5 (termin w dzień wolny), art. 63, 70, 86
Czytaj dalej
- 10. Księgi od 2026 i 2027 r.: KPiR i ewidencja przychodów w programie, JPK_PKPIR i JPK_EWP
Skala i liniowy prowadzą KPiR, ryczałt — ewidencję przychodów.
- 1. Od czego zacząć: forma działalności i forma opodatkowania
Bez firmy możesz działać tylko do 10 813,50 zł przychodu w kwartale i tylko wtedy, gdy przez ostatnie 60 miesięcy nie miałeś firmy (działalność nierejestrowana). Przy regularnych robotach potrzebna jest firma — najczęściej JDG.
- 4. VAT: czynny czy zwolniony — limit, rejestracja, JPK i terminy
Zwolnienie z VAT przysługuje do 240 000 zł sprzedaży w roku — liczonej bez VAT.