Firma NowoczesnaTechnologie w małej firmie

Rozdział 10 z 12 · Dokumenty i księgi

Księgi od 2026 i 2027 r.: KPiR i ewidencja przychodów w programie, JPK_PKPIR i JPK_EWP

Stan prawny na: październik 2026kwoty na 2026 r.4 min czytania

W skrócie

  • Skala i liniowy prowadzą KPiR, ryczałt — ewidencję przychodów.
  • Od 1 stycznia 2026 r. czynni VAT-owcy z JPK_V7M muszą prowadzić je w programie komputerowym.
  • Za 2026 r. wysyłają plik JPK_PKPIR albo JPK_EWP — do 30 kwietnia 2027, w terminie zeznania.
  • Pozostali (JPK_V7K i zwolnieni z VAT) — według obecnych przepisów od 2027 r.; projekt rozporządzenia może to przesunąć.
  • Nowa KPiR: przychód z faktur wpisujesz do 20. dnia następnego miesiąca, każdą fakturę osobno. Sprzedaż bez faktury zapisujesz codziennie.

Kto co prowadzi

Forma

Skala, liniowy

Księga
KPiR — podatkowa księga przychodów i rozchodów
Plik dla urzędu raz w roku
JPK_PKPIR
Forma

Ryczałt

Księga
Ewidencja przychodów
Plik dla urzędu raz w roku
JPK_EWP
Forma

Każdy ze środkami trwałymi

Księga
Ewidencja środków trwałych (na ryczałcie — wykaz)
Plik dla urzędu raz w roku
JPK_ST (patrz niżej)

Od kiedy w programie i kiedy pierwszy plik

Kto

Czynny VAT-owiec, JPK_V7M

Księga w programie od
1 stycznia 2026
Pierwszy plik
za 2026 r., do 30 kwietnia 2027
Kto

Czynny VAT-owiec, JPK_V7K

Księga w programie od
1 stycznia 2027
Pierwszy plik
za 2027 r., do 2 maja 2028
Kto

Zwolniony z VAT

Księga w programie od
1 stycznia 2027
Pierwszy plik
za 2027 r., do 2 maja 2028

Stan na październik 2026: projekt rozporządzenia z sierpnia 2026 r. przewiduje zwolnienie grupy „od 2027” z prowadzenia ksiąg w programie za lata 2027–2028 oraz zwolnienie z JPK_ST za lata 2026–2028. To projekt, nie przepis — sprawdź jego los przed końcem roku. Grupy z JPK_V7M za 2026 r. projekt nie zmienia.

Nowa KPiR od 2026 r. — co się zmieniło

  • Nowy wzór księgi (rozporządzenie z 6 września 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1299) — z numerem KSeF i NIP kontrahenta.
  • Przychód z faktur i raportów kasy wpisujesz najpóźniej do 20. dnia następnego miesiąca.
  • Sprzedaż bez faktury i bez kasy zapisujesz codziennie — w zestawieniu sprzedaży albo dowodem wewnętrznym z kwotą dnia (na ryczałcie: dowód wewnętrzny na koniec dnia, z podziałem na stawki).
  • Każdą fakturę sprzedaży wpisujesz osobno — dzienne zestawienia faktur nie są już dowodem.
  • Zakup w sklepie dokumentujesz fakturą (do końca 2026 r. także paragonem z NIP).
  • Ewidencji wyposażenia nie ma od 2020 r. — nie musisz jej prowadzić.

Remanent (spis z natury)

  • Dotyczy KPiR: spis materiałów na 1 stycznia, na 31 grudnia, przy starcie i przy likwidacji firmy.
  • Spisujesz, co zostało w aucie i w magazynie: przewody, puszki, osprzęt, aparaturę do rozdzielnic.
  • Do księgi trafia łączna wartość; spis podpisujesz.
  • Na ryczałcie remanentu do podatku nie robisz (przy likwidacji firmy — tylko na potrzeby VAT).

Co z tym zrobić w praktyce

  • Program do księgi albo biuro rachunkowe — plik roczny musi z czegoś powstać.
  • Faktury z numerem KSeF i NIP kontrahenta, koszty z fakturą (do końca 2026 r. także z paragonem z NIP) — to dane, których nowa księga wymaga.
  • Sprzedaż bez faktury zapisana w dniu sprzedaży — Sprzedaż bez faktury i ewidencja.
Uczciwie: Firmbit nie prowadzi dziś KPiR ani ewidencji przychodów i nie tworzy plików JPK_PKPIR ani JPK_EWP. Faktury, koszty i eksport danych dla księgowej — tak.

Przykład: elektryk na ryczałcie, czynny VAT z JPK_V7M

  • Prowadzi ewidencję przychodów w programie od 1 stycznia 2026 r.
  • Fakturę z 28 października wpisuje osobno — najpóźniej do 20 listopada.
  • Plik JPK_EWP za 2026 r. wysyła do 30 kwietnia 2027 — w tym samym terminie co PIT-28.
  • Gdyby był na skali: KPiR, remanent na 31 grudnia 2026 r. i JPK_PKPIR w tym samym terminie.
  • Gdyby był zwolniony z VAT: ewidencja w programie od 2027 r. (o ile projekt zwolnienia nie wejdzie), pierwszy plik do 2 maja 2028.
Jak to policzyliśmy
  • Terminy plików rocznych przesunięte regułą dni roboczych — tak jak terminy zeznania w kalendarzu Firmbita.
  • Harmonogram według przepisów i broszury MF, stan na październik 2026 (rozdział przejrzany dla kwot na 2026 r.).

Jak to zrobić w Firmbicie

  • Faktury

    Faktury z numerem KSeF i NIP kontrahenta — dane, których wymaga nowa księga.

  • Ustawienia → Kopia zapasowa i eksport

    Eksport faktur, kosztów i zleceń do Excela (z zakresem dat) — paczka dla księgowej albo do programu księgowego.

  • Magazyn

    Stan materiałów — punkt wyjścia do spisu z natury na koniec roku (pakiet Premium).

  • Obowiązki

    Termin zeznania rocznego w kalendarzu z przypomnieniem.

Ekrany Firmbita otwierają się po zalogowaniu. Program liczy i podpowiada — nic nie wysyła do urzędu bez Twojego kliknięcia.

Częste pytania

Jestem zwolniony z VAT. Czy w 2026 r. muszę prowadzić księgę w programie?
Według obecnych przepisów — od 2027 r. Projekt rozporządzenia z sierpnia 2026 r. może przesunąć ten obowiązek; sprawdź jego los przed końcem roku.
Czy muszę prowadzić ewidencję wyposażenia?
Nie. Ten obowiązek zniknął w 2020 r. Zostaje ewidencja środków trwałych — dla rzeczy, które amortyzujesz.

Źródła

  1. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2025 poz. 1299) — § 6, § 11, § 17–18
  2. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych (Dz.U. 2025 poz. 1294) — § 4, § 6
  3. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2026 poz. 592) — art. 22, 27, 30c, 44
  4. Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym (t.j. Dz.U. 2025 poz. 843) — art. 11, 12, 21
  5. MF — Broszura JPK_VAT z deklaracją od 1 lutego 2026 r. (podatki.gov.pl)

Czytaj dalej

Wszystkie rozdziały poradnika · Artykuły