Przechowywanie dokumentów: ile lat i w jakiej formie

Ile lat

• Faktury, księga, ewidencje, deklaracje: 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku (art. 70 § 1 i art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej).
• Dla PIT za dany rok termin płatności mija w kolejnym roku (30 kwietnia), dlatego faktura „żyje” 6 lat od końca roku wystawienia.
• Dokumenty ZUS (deklaracje, potwierdzenia przelewów): 5 lat — tyle trwa przedawnienie składek.
• Akta pracownicze: 10 lat od końca roku, w którym skończyła się praca.
• Przy kontroli albo sporze z urzędem okres może się wydłużyć — nie wyrzucaj dokumentów sprawy, która trwa.

KSeF i dokumenty spoza KSeF

• Faktury wysłane do KSeF Ministerstwo Finansów przechowuje przez 10 lat — ich wydruków nie musisz trzymać.
• Własne faktury wystawione POZA KSeF trzymasz sam: sprzed kwietnia 2026 r., wystawione do końca 2026 r. w limicie, który pozwalał pominąć KSeF, faktury z kasy fiskalnej i faktury dla osób prywatnych.
• Sam przechowujesz też: faktury kosztowe spoza KSeF, paragony z NIP, umowy, protokoły odbioru i pomiarów, potwierdzenia przelewów.

W jakiej formie

• Papier albo plik — obie formy są dopuszczalne, jeśli dokument jest czytelny, kompletny i da się go szybko pokazać urzędowi.
• Fakturę otrzymaną jako PDF trzymasz jako PDF — nie musisz jej drukować.
• Papierową fakturę najprościej trzymać w oryginale; skan to dobra kopia zapasowa.
• Kopia poza laptopem i telefonem: dysk w chmurze albo dysk zewnętrzny.

Umowy i protokoły

Umowa z klientem, protokół odbioru i protokół z pomiarów to Twoja obrona przy reklamacji. Trzymaj je co najmniej do końca rękojmi i gwarancji, którą dałeś klientowi — przy robotach w budynku to zwykle kilka lat. Protokoły pomiarów warto trzymać do następnego przeglądu instalacji.

Jakie dokumenty kosztów zbierać od 2026 r. — Koszty i dokumenty.

„Segregator z przegródkami i kopia w chmurze raz w miesiącu wystarczą jednoosobowej firmie.