W skrócie
- Faktury dla firm wystawiasz w KSeF od 1 kwietnia 2026 — także gdy jesteś zwolniony z VAT.
- Do 31 grudnia 2026 wolno poza KSeF, dopóki faktury dla firm wystawione poza systemem nie przekroczą 10 000 zł brutto w miesiącu.
- Faktura, którą przekraczasz limit, i każda następna do końca roku idą przez KSeF — słabszy miesiąc tego nie cofa.
- Faktura dla osoby prywatnej nie musi iść przez KSeF.
- Kary za błędy w KSeF obowiązują od 1 stycznia 2027.
Co to jest KSeF w praktyce
Krajowy System e-Faktur to rządowa baza faktur. Fakturę wysyłasz do systemu, a on nadaje jej numer KSeF. Dopiero wtedy faktura dla firmy jest wystawiona. Klient pobiera ją z KSeF — PDF wysłany mailem to tylko podgląd.
Terminy
- 1 lutego 2026 — najwięksi podatnicy (sprzedaż powyżej 200 mln zł) oraz odbiór faktur w KSeF przez wszystkie firmy.
- 1 kwietnia 2026 — wszyscy pozostali: czynni VAT-owcy i zwolnieni z VAT.
- Do 31 grudnia 2026 — wyjątek: faktury dla firm poza KSeF, dopóki w miesiącu nie przekroczą 10 000 zł brutto; także faktury z kasy fiskalnej.
- 1 stycznia 2027 — koniec wyjątków; od tego dnia obowiązują też kary za błędy w KSeF.
Jak liczyć limit 10 000 zł
- Liczysz faktury dla firm (z NIP) wystawione poza KSeF w danym miesiącu — brutto, według daty wystawienia.
- Nie liczysz faktur wysłanych przez KSeF, faktur dla osób prywatnych ani faktur z kasy fiskalnej.
- Limit jest włącznie: suma równa 10 000,00 zł jest jeszcze w porządku.
- Faktura, która przebija limit, musi już iść przez KSeF — i każda następna do 31 grudnia 2026.
Najprościej w ogóle nie liczyć: wysyłaj każdą fakturę dla firmy przez KSeF od razu.
Faktury dla osób prywatnych
- Nie muszą iść przez KSeF. Możesz je wysłać dobrowolnie — klient bez dostępu do systemu dostaje wtedy wydruk albo PDF z kodem QR.
- Osobie prywatnej fakturę wystawiasz na jej żądanie. Bez żądania wystarcza paragon z kasy albo zapis sprzedaży.
- O sprzedaży bez faktury — Sprzedaż bez faktury i ewidencja.
Gdy nie ma internetu albo pada system
- Tryb offline24 — brak internetu u Ciebie: wystawiasz fakturę z kodem QR i wysyłasz ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
- Niedostępność albo awaria KSeF ogłoszona przez Ministerstwo: wysyłasz po jej końcu, w terminie z komunikatu.
- Kartka z bloczka to nie jest tryb offline — faktura awaryjna też musi mieć kod QR.
Dostęp do KSeF
- Właściciel JDG ma uprawnienia do swojego NIP-u od razu.
- Program łączy się z KSeF tokenem albo certyfikatem, który generujesz w aplikacji Ministerstwa.
- Token działa jak hasło do wystawiania faktur na Twój NIP — nie wysyłaj go mailem ani komunikatorem.
- Faktury kosztowe od dostawców też są w KSeF — pobierasz je zamiast przepisywać.
Przykład: maj 2026, trzy faktury dla firm poza KSeF
05.05.2026
- Za co
- rozdzielnica w hali
- Brutto
- 4 000,00 zł
- Suma w maju
- 4 000,00 zł
12.05.2026
- Za co
- przegląd instalacji w biurze
- Brutto
- 4 000,00 zł
- Suma w maju
- 8 000,00 zł
20.05.2026
- Za co
- pomiary w sklepie
- Brutto
- 3 000,00 zł
- Suma w maju
- 11 000,00 zł
| Data wystawienia | Za co | Brutto | Suma w maju |
|---|---|---|---|
| 05.05.2026 | rozdzielnica w hali | 4 000,00 zł | 4 000,00 zł |
| 12.05.2026 | przegląd instalacji w biurze | 4 000,00 zł | 8 000,00 zł |
| 20.05.2026 | pomiary w sklepie | 3 000,00 zł | 11 000,00 zł |
- Faktura z 20 maja 2026 przebija 10 000 zł — suma w maju to 11 000,00 zł.
- Ta faktura i każda następna faktura dla firmy do 31 grudnia 2026 muszą iść przez KSeF — także w czerwcu, gdy sprzedaż spadnie.
- Faktura dla osoby prywatnej z tego samego miesiąca, np. za instalację w domu, do limitu się nie liczy.
Jak to policzyliśmy
- Faktury w kolejności wystawienia, żadna nie poszła przez KSeF. Ten sam rachunek robi licznik w Firmbicie (Obowiązki → Limity).
- Limit jest włącznie — przekracza go dopiero kwota większa niż próg.
Jak to zrobić w Firmbicie
- Ustawienia → Integracje
Wklejasz token KSeF raz; zmianę chroni logowanie dwuskładnikowe.
- Faktury
Faktura idzie do KSeF przyciskiem, numer KSeF wraca do dokumentu. Wysyłka jest w każdym pakiecie, także darmowym.
- Szybko
Koszt z KSeF: skan kodu QR z faktury albo numer KSeF i przypisanie do zlecenia (pobieranie kosztów — pakiet Premium).
- Obowiązki → Limity
Licznik 10 000 zł w miesiącu — do 31 grudnia 2026.
Ekrany Firmbita otwierają się po zalogowaniu. Program liczy i podpowiada — nic nie wysyła do urzędu bez Twojego kliknięcia.
Częste pytania
- Czy fakturę dla osoby prywatnej muszę wysłać do KSeF?
- Nie. Faktury dla osób prywatnych nie muszą iść przez KSeF. Możesz je tam wysłać dobrowolnie.
- Co, jeśli w maju przekroczę 10 000 zł, a w czerwcu wystawię mniej?
- Od faktury, która przebiła limit, wszystkie faktury dla firm do 31 grudnia 2026 wystawiasz w KSeF. Słabszy miesiąc tego nie cofa.
Źródła
Czytaj dalej
- 4. VAT: czynny czy zwolniony — limit, rejestracja, JPK i terminy
Zwolnienie z VAT przysługuje do 240 000 zł sprzedaży w roku — liczonej bez VAT.
- 8. Sprzedaż bez faktury: robota dla osoby prywatnej i dzienny zapis
Robota bez faktury to dalej przychód firmy — trzeba ją zapisać.
- 9. Koszty: co jest kosztem, jakie dokumenty od 2026 i przelewy powyżej 15 000 zł
Kosztem jest wydatek poniesiony po to, żeby zarobić — i udokumentowany.