Koszty: co jest kosztem, jakie dokumenty od 2026 i przelewy powyżej 15 000 zł

Co jest kosztem

• Materiał na roboty: przewody YDYp, puszki, osprzęt, rozdzielnice.
• Narzędzia i mierniki — do 10 000 zł od razu w koszty, droższe przez amortyzację.
• Paliwo i auto (osobowe — z limitami), telefon, internet, program, księgowa.
• Na skali i liniowym Fundusz Pracy możesz wpisać w koszty; pozostałe składki społeczne odliczasz osobno.

Nie jest kosztem: wydatki prywatne, mandaty i kary, składka zdrowotna na skali, wydatki na reprezentację.

Na ryczałcie kosztów nie odliczasz w ogóle. Jeśli jesteś czynnym VAT-owcem, i tak zbierasz faktury — odliczasz z nich VAT.

Dokumenty od 2026 r.

• Faktura — z KSeF albo papierowa od dostawcy, który jeszcze nie musi używać KSeF.
• Do 31 grudnia 2026 paragon z NIP do 450 zł brutto działa jak faktura uproszczona (art. 106e ust. 5 pkt 3 i art. 145n ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT).
• Od 1 stycznia 2027 sprzedawca wystawia fakturę w KSeF, a paragon z NIP przestaje być fakturą — nie odliczysz z niego VAT i nie wpiszesz go w koszty. W hurtowni proś o fakturę.
• Paragon bez NIP w nowej KPiR nie jest dowodem kosztu. W hurtowni i sklepie podaj NIP przed zapłatą albo poproś o fakturę.
• Faktury kosztowe z KSeF pobierasz z systemu — nie musisz ich wozić w aucie.

Środki trwałe

Rzecz używana dłużej niż rok o wartości powyżej 10 000 zł (netto, jeśli odliczasz VAT) to środek trwały (art. 22d ust. 1 ustawy o PIT). Wpisujesz ją do ewidencji, a w koszty idzie amortyzacja. Tańsze rzeczy możesz wpisać w koszty od razu. Amortyzacji Firmbit nie liczy — zrób ją z księgową.

Podzielona płatność (MPP) — faktury powyżej 15 000 zł

• Faktura dla firmy na kwotę powyżej 15 000 zł brutto za towary albo usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT musi mieć dopisek „mechanizm podzielonej płatności”.
• Roboty budowlane — w tym instalacje elektryczne (PKWiU 43.21) — są w tym załączniku.
• Kupujący płaci komunikatem przelewu MPP: VAT trafia na rachunek VAT sprzedawcy, netto na zwykły.
• MPP dotyczy tylko faktur między firmami. Przy kliencie prywatnym nie jest obowiązkowe.
• Brak dopisku na fakturze grozi wystawcy sankcją 30% VAT z tej faktury.

Biała lista

• Płacisz firmie więcej niż 15 000 zł za jedną transakcję — przelew wysyłasz tylko na rachunek z wykazu podatników VAT (białej listy).
• Przelew na inny rachunek: nie wliczysz tej kwoty w koszty i odpowiadasz za VAT dostawcy.
• Ratunek: zawiadomienie ZAW-NR do swojego urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu.
• Wykaz sprawdzisz w wyszukiwarce Ministerstwa Finansów — zapisz wynik z datą sprawdzenia.

Progi 15 000 zł, 450 zł i 10 000 zł pochodzą z przepisów (stan na październik 2026).

Jak koszty wpływają na zaliczkę — Zaliczka PIT co miesiąc.