Firma NowoczesnaTechnologie w małej firmie

Rozdział 8 z 12 · Dokumenty i księgi

Sprzedaż bez faktury: robota dla osoby prywatnej i dzienny zapis

Stan prawny na: październik 2026kwoty na 2026 r.4 min czytania

W skrócie

  • Robota bez faktury to dalej przychód firmy — trzeba ją zapisać.
  • Osobie prywatnej fakturę wystawiasz na jej żądanie. Bez żądania wystarcza paragon z kasy albo zapis sprzedaży.
  • Firmie: czynny VAT-owiec wystawia fakturę zawsze, zwolniony z VAT — gdy firma o nią poprosi.
  • Kto sprzedaje bez faktury i bez kasy, zapisuje sprzedaż codziennie: zwolniony z VAT w ewidencji z art. 109, na KPiR w zestawieniu sprzedaży, na ryczałcie dowodem wewnętrznym na koniec dnia.
  • Każdy zapis podnosi liczniki: zwolnienia z VAT (240 000 zł) i kasy (20 000 zł).

Robota bez faktury to przychód

Przy JDG nie ma „roboty na boku”. Gotówka za wymianę gniazda to przychód firmy tak samo jak przelew za instalację w domu. Jeśli jej nie zapiszesz, zaniżasz podatek i składkę zdrowotną.

Faktura dla osoby prywatnej — tylko na żądanie

  • Klient prywatny może zażądać faktury w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonałeś usługę albo dostałeś zapłatę.
  • Bez żądania: przy kasie — paragon; bez kasy — zapis w ewidencji sprzedaży.
  • Firmie: czynny VAT-owiec wystawia fakturę zawsze. Zwolniony z VAT — gdy firma zażąda (art. 106b ust. 2 i ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT); w praktyce firmy zwykle żądają.
  • Faktura dla osoby prywatnej nie musi iść przez KSeF — więcej w rozdziale KSeF dla małej firmy.

Kto i jak zapisuje sprzedaż

Sytuacja

Zwolniony z VAT

Co zapisujesz
Ewidencja sprzedaży (art. 109 ust. 1 ustawy o VAT): dzień i kwota sprzedaży
Kiedy
Za każdy dzień, najpóźniej przed pierwszą sprzedażą następnego dnia
Sytuacja

Czynny VAT-owiec bez kasy

Co zapisujesz
Sprzedaż dla osób prywatnych w JPK_V7 — zbiorczo, na podstawie dowodu wewnętrznego
Kiedy
Za miesiąc, w pliku do 25.
Sytuacja

Skala i liniowy (KPiR)

Co zapisujesz
Zestawienie sprzedaży: numer wpisu, data i kwota przychodu bez faktury (§ 17 rozporządzenia o KPiR)
Kiedy
Codziennie po zakończeniu dnia, najpóźniej przed rozpoczęciem pracy następnego dnia (§ 18). Do KPiR — jedną pozycją za miesiąc, do 20. dnia następnego miesiąca (§ 11 ust. 3)
Sytuacja

Ryczałt (ewidencja przychodów)

Co zapisujesz
Dowód wewnętrzny: kwota dnia z podziałem na stawki ryczałtu (§ 4 ust. 1 rozporządzenia o ewidencji przychodów)
Kiedy
Dowód — na koniec każdego dnia. Wpis do ewidencji — do 20. dnia następnego miesiąca (§ 6)

Na KPiR zamiast zestawienia możesz na koniec dnia wystawić dowód wewnętrzny z kwotą dnia — wtedy wpisujesz go do księgi od razu, najpóźniej przed rozpoczęciem pracy następnego dnia.

Od 2026 r. obowiązują nowe rozporządzenia: o KPiR (Dz.U. 2025 poz. 1299) i o ewidencji przychodów (Dz.U. 2025 poz. 1294). Każdą fakturę sprzedaży wpisujesz osobno — dzienne zestawienia faktur przestały być dowodem.

Co zapisać

  • Datę.
  • Kwotę — przy VAT z podziałem na netto i VAT.
  • Za co: np. „wymiana gniazda i puszki”.
  • Sposób zapłaty: gotówka, przelew, karta, BLIK.
  • Stawkę ryczałtu, jeśli jesteś na ryczałcie (montaż, serwis i pomiary mają różne stawki).

Typowe wpadki

  • Zapis „na koniec miesiąca z pamięci” — zawsze czegoś brakuje.
  • Gotówka bez zapisu, bo „klient nie chciał faktury” — dla urzędu to bez znaczenia.
  • Robota dla firmy bez faktury, choć jesteś czynnym VAT-owcem albo firma o nią poprosiła.
Zgubiona robota bez faktury to najgroźniejszy błąd w małej firmie: przy kontroli wygląda jak ukrywanie przychodu.

Przykład: wymiana gniazda i puszki, 250,00 zł gotówką

  • Elektryk na ryczałcie, zwolniony z VAT. Wpis tego samego dnia: 250,00 zł, „wymiana gniazda i puszki”, gotówka, stawka 5,5%.
  • Ryczałt od tej kwoty to około 13,75 zł — rozliczasz go razem z resztą przychodu w miesiącu.
  • Gdyby był czynnym VAT-owcem i robota była w mieszkaniu (VAT 8%): w 250,00 zł brutto siedzi 18,52 zł VAT.
  • Wpis podnosi licznik zwolnienia z VAT i licznik kasy o 250,00 zł.
Jak to policzyliśmy
  • Ryczałt policzony od całej kwoty (5,5% — montaż i naprawa instalacji w budynku); odliczenia składek rozliczasz raz w miesiącu od całego przychodu.
  • VAT wyliczony „od stu” z kwoty brutto: 250,00 zł × 8 / 108.

Jak to zrobić w Firmbicie

  • Obowiązki → Sprzedaż bez faktury

    Dzienny zapis: kwota, za co, płatność, stawka VAT albo ryczałtu. Wpis od razu trafia do przychodu i liczników.

  • Zlecenia

    Zlecenie rozliczone bez wystawionej faktury też liczy się do przychodu w wyliczeniach. Zlecenie z przełącznikiem „Bez faktury (prywatnie)” Firmbit pomija w podatku i limitach — płatną robotę w ramach firmy trzeba wtedy rozliczyć samemu.

  • Do zapłaty

    Wpisy bez faktury są w przychodzie zaliczki i składki zdrowotnej.

Ekrany Firmbita otwierają się po zalogowaniu. Program liczy i podpowiada — nic nie wysyła do urzędu bez Twojego kliknięcia.

Częste pytania

Klient nie chce faktury. Czy muszę to gdzieś zapisać?
Tak. Przy JDG każda zapłata za robotę to przychód. Zapisujesz ją tego samego dnia: zwolniony z VAT w ewidencji sprzedaży, na KPiR w zestawieniu sprzedaży, na ryczałcie dowodem wewnętrznym na koniec dnia.
Do kiedy klient prywatny może poprosić o fakturę?
Przez 3 miesiące od końca miesiąca, w którym wykonałeś usługę albo dostałeś zapłatę.

Źródła

  1. Ustawa o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263) — art. 41, 96, 99, 106b, 109, 113
  2. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2025 poz. 1299) — § 6, § 11, § 17–18
  3. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych (Dz.U. 2025 poz. 1294) — § 4, § 6
  4. Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym (t.j. Dz.U. 2025 poz. 843) — art. 11, 12, 21
  5. MF — Broszura JPK_VAT z deklaracją od 1 lutego 2026 r. (podatki.gov.pl)

Czytaj dalej

Wszystkie rozdziały poradnika · Artykuły